Principales procesos que se pueden automatizar con RPA

Hoy en día, los procesos poco a poco se han ido automatizando en las empresas, proporcionando más agilidad y rápidez. Por eso, queremos compartirte cómo puedes sumarte a esto implementando RPA en tu compañía si aún no la has llevado a cabo.

Invertir en automatización de procesos se ha convertido en una necesidad para las empresas actuales, pero algunos líderes aún son escépticos a utilizar herramientas que permitan ese tipo de trabajo en su negocio. Sin embargo, cuando se implementa de la forma correcta los resultados generan importantes beneficios a nivel general en la organización.

Uno de los primeros pasos en tu viaje de automatización de procesos robóticos (RPA) incluye seleccionar el mejor proceso o procesos para automatizar en las etapas iniciales de tu proyecto. Hoy profundizaremos en este tema. 

¿Para qué sirve la automatización de procesos?

Las empresas constantemente buscan simplificar al máximo las tareas rutinarias y la automatización y control de procesos sirve para este fin. Cuanto más automáticos son los procesos, menor es la probabilidad de cometer errores y mayor es la eficacia. 

La automatización es beneficiosa para todas las empresas porque, entre otros,  ayuda a:

• Aumentar la productividad.

• Reducir la probabilidad de los errores humanos.

• Disminuir el tiempo de ejecución de las tareas.

• Mejorar la comunicación interna.

• Integrar los sistemas de automatización con los ya implementados.

• Reducir los costos operativos.

Procesos comunes que se pueden automatizar

Al elegir el proceso correcto para el programa de RPA de tu organización, el objetivo es buscar características que garanticen resultados exitosos. Pero ¿qué procesos comerciales se pueden automatizar? Los que cumplen los siguientes criterios.

• Alto volumen y repetitivo: alto volumen de transacciones, procesos de rutina que se ejecutan periódicamente (diaria o semanalmente).

• Basado en reglas: procesos estandarizados, toma de decisiones basada en reglas predictivas.

• Maduro y estable: documentado, estable y con costos operativos predecibles.

• Excepción baja: escenarios de baja variación en las actividades que podrían dar lugar a un manejo diferente de los procedimientos.

• Alto potencial de ROI: elige procesos que puedan proporcionar ahorros de automatización significativos, generalmente 2 FTE de esfuerzo de trabajo.

• No sujeto a cambios de metodología: evitar la automatización de procesos en sistemas que deban sufrir cambios fundamentales de interfaz o configuración en el corto plazo.

• Entradas  legibles: procesos activados por entradas electrónicas estándar y legibles como MS Word, Excel, XML, PPT, PDF, y si trabajan con imágenes escaneadas, la RPA se puede mejorar con un complemento de OCR.

Las operaciones que tienden a tener estas características y son comúnmente adecuadas para la automatización son generalmente procesos de back-office en F&A, RR.HH. IT, como la mesa de ayuda y procesos de front office, como la incorporación y el soporte de clientes.

A continuación, describimos los procesos de back-office más comunes que son adecuados para RPA:

• Procesamiento de factura

Las organizaciones de todos los tamaños e industrias se ocupan del envío y la recepción de facturas. Es una operación crítica para la mayoría de los departamentos financieros, ya que se relaciona con la funcionalidad general de las empresas y a menudo conlleva muchos desafíos. 

Las organizaciones pueden configurar RPA para procesar automáticamente las facturas al recibirlas, ya sea que lleguen en formato electrónico o en papel (mediante OCR). Los robots de software pueden automatizar la entrada de datos, la reconciliación de errores e incluso procesar ciertas tomas de decisiones necesarias durante el procesamiento de facturas, lo que minimiza la necesidad de intervención humana. Los robots nunca perderán la pista de un formulario ni cometerán un error de cálculo, lo que reducirá el tiempo necesario para el manejo de excepciones.

Por lo general, el proceso general se puede realizar de un extremo a otro desde la recepción hasta el pago en cuestión de minutos. 

• Órdenes de venta

Las operaciones de ventas son una parte crucial de cualquier negocio e incluyen tareas como entradas de datos en sistemas CRM, actualizaciones de contabilidad ERP, etc. 

Garantizar la coherencia de los datos en los sistemas empresariales nunca ha sido una tarea fácil. Los representantes de ventas a menudo necesitan dedicar una cantidad significativa de tiempo a ingresar datos en el sistema CRM y el sistema ERP. Quizás incluso una tercera o cuarta aplicación propietaria que se conecte entre esos sistemas. Los analistas financieros y contables tendrían que replicar los datos e ingresarlos en otro sistema o módulo. Este tipo de procesos generan oportunidades para la duplicación de datos, errores y obstaculizan la productividad del personal. 

Los robots de software podrían realizar perfectamente las actividades operativas de ventas de un extremo a otro, automatizando tareas como la entrada de pedidos de ventas, la facturación, etc. Los robots pueden ayudar a mantener una base de datos limpia, mejorar la experiencia del cliente y, por supuesto, aumentar la satisfacción de tus empleados de ventas. RPA ayuda a eliminar todas las tareas que consumen mucho tiempo y que le quitaron un tiempo precioso al objetivo principal de tu equipo de ventas: prospectar y generar más negocios. 

• Entrada de datos ERP

Las entradas de diario de ERP se encuentran entre los procesos más comunes que el personal administrativo pasa la mayor parte del día haciendo. La entrada de datos en los sistemas ERP a menudo requiere mucho tiempo y es propensa a errores. Los analistas necesitan recopilar datos de múltiples fuentes y aplicaciones y actualizar el flujo de trabajo de ERP. Si los datos se ingresan incorrectamente, pueden causar problemas graves que provoquen un efecto dominó. 

Con RPA, las organizaciones pueden automatizar flujos de trabajo completos de entradas de datos de ERP, desde la recopilación de datos hasta el registro, actualización, procesamiento y validación de datos. Puede maximizar la productividad al reducir los tiempos de transacción de horas a minutos, liberando tiempo valioso para que los analistas se concentren en el trabajo estratégico. Los robots de software también minimizarán los errores y mantendrán los datos limpios y organizados para una mejor inteligencia empresarial y resultados de cumplimiento.

• Nómina de sueldos

El departamento de RR.HH. suele ser responsable de las tareas que requieren mucho tiempo, son repetitivas y dependen en gran medida de los procesos manuales. 

La nómina enfrenta muchos desafíos relacionados con la estandarización de procesos debido a los requisitos legales y de cumplimiento locales. También está vinculado a problemas de inexactitud de datos que pueden causar retrasos en el pago e insatisfacción de los empleados.

Los servicios de tecnología pueden verificar la consistencia de los datos de los empleados en múltiples sistemas, validar registros de tiempo, cargar ganancias y deducciones, ejecutar extracciones por lotes o datos de mercado de referencia de eventos para nuevas contrataciones y despidos. También pueden automatizar la creación de cheques de pago, administrar beneficios y reembolsos. Los robots pueden encargarse de la mayoría de las transacciones relacionadas con la nómina de principio a fin para evitar imprecisiones y retrasos. 

• Incorporación de empleados

El proceso de incorporación y configuración de nuevas contrataciones requiere mucha mano de obra para los analistas de RR.HH. y TI. Este proceso incluye varias transacciones.

Con la gran cantidad de actividades involucradas en el proceso de incorporación de empleados que integran diversos sistemas y partes para orquestar una unión sin problemas, el proceso puede llevar demasiado tiempo. Puede provocar retrasos para que el nuevo empleado esté 100% equipado desde el primer día, lo que reduce la productividad y el ROI de los gastos generales. 

Con la naturaleza repetitiva y basada en reglas de las actividades de incorporación de empleados, eres un candidato principal para que RPA active automáticamente un flujo de trabajo de incorporación preestructurado una vez que se crea la nueva cuenta de usuario. Los robots pueden tomar medidas en función de las reglas y los activadores que los empleados asignaron al perfil de los nuevos empleados. Los robots de software también se pueden configurar para enviar notificaciones y documentación por correo electrónico a los nuevos empleados.

Estos y muchos más procesos pueden ser automatizados en tu empresa y si aún no estás seguro de cuáles quieres incluir en tu viaje con RPA, en ASIC contamos con nuestra líneas de OPTIM con la que podemos brindarte soporte especializado IT y asesoría desde el inicio del proyecto. 

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