¿Por qué tercerizar la mesa de servicio de tu empresa?

Tercerizar la mesa de servicio es de gran ayuda para que las gestiones funcionen mejor y no se presenten inconvenientes en un futuro. Por eso, en esta nota te contamos cómo llevarlo a cabo y la importancia de contar con esto en la empresa.

La mesa de servicio funciona adecuadamente cuando no gasta los recursos de tus colaboradores y gestiona correctamente los inconvenientes de tu Infraestructura TI. El principal objetivo es que tus operaciones se mantengan en un correcto funcionamiento. Desde antes del inicio de la pandemia, enfocarse en mejorar este aspecto se convirtió en un interés crucial para cualquier organización, sin embargo, ahora a raíz de la activación y de la importancia de renovar muchos de estos procesos, este tema gana preponderancia. 

Importancia de tercerizar una mesa de servicio    

¿Has visto cómo han aumentado las demandas en las mesas de soporte? Esto tiene sentido si lo pensamos dentro del contexto del trabajo remoto que ha implicado una reestructuración especial en los espacios organizacionales. El dinamismo de este entorno ha hecho que varios colaboradores internos se encarguen de tareas diferentes. El principal problema de este enfoque es centrarse de más en los recursos tecnológicos de una empresa, lo cual puede ser perjudicial porque reduce las habilidades competitivas de la empresa. 

En este sentido, tercerizar la mesa de servicio y dejar fuera de los departamentos de la organización las solicitudes de soporte hace que todos los miembros puedan focalizarse en proyectos innovadores, estratégicos y de crecimiento para tu negocio. A su vez constituye una forma de ahorrar costos a largo plazo porque al contar con un equipo que se encargue de estas tareas evitas errores, gestionas mejor los tiempos para cada labor y además, optimizas estrategias para aquellas funciones que permanecerán de manera remota indefinidamente. 

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Ventajas y beneficios de tener tu mesa de servicio con un tercero

Ante un ritmo acelerado de los mercados, creer que existe un personal interno 100 % disponible para atender las solicitudes de la mesa de servicio es un error que puede ocasionar un desentendimiento con las necesidades tecnológicas de tu negocio. Más allá de verlo como un gasto, se trata de una inversión a largo plazo con la que podrás mantener en un nivel óptimo la infraestructura previamente consolidada. Pero, este no es el único beneficio, también están:

• Siempre disponible 

La atención estará enfocada en tu problema y asimismo será la solución que te planteen. Ya no debes esperar horas a que te contesten, por el contrario, tendrás acceso a una comunicación fluida, profesional y cercana para atender cualquier inconveniente en el momento preciso en que se presente. 

• Soporte eficiente para usuarios finales

Los profesionales encargados de la mesa de servicio hacen que sea posible una consultoría IT integral. Tienen a su mano las herramientas para medir efectivamente la afectación del daño y ofrecerte respuestas adaptadas a las operaciones sin importar el canal por el cual se produzca. Además mantienen una documentación detallada para registrar si se presenta alguna amenaza con parámetros repetibles y así trabajar en la mejora continua. 

• Mantener la flexibilidad 

Aunque algún problema se pueda parecer al otro, en realidad no son consistentes ni iguales. Por eso, entender cómo atender el alto número de demandas además de aplicar diferentes estrategias para solventarlas hace que las operaciones de la empresa no se detengan. Esta es una de las principales ventajas al tercerizar: reducir costos a través de la gestión de tickets específicos en lugar de mantener un equipo interno que no puede estar al tanto de todos estos aspectos. 

• Innovación en los procesos

Tercerizar la mesa de servicio es contar con un aliado enfocado en innovar tus procesos para brindarte un mejor servicio. Medir la calidad de las llamadas con IA, por ejemplo, demuestra que se puede ser más ágil y asertivo a la hora de cuantificar los resultados. Este proceso de monitoreo automatizado permite que los analistas puedan dedicar más tiempo a brindar un servicio con los mejores estándares de calidad. Las ventajas de este enfoque es que facilita el aumento de las muestras para su análisis, optimiza la estrategia de servicio al cliente para incrementar la satisfacción y contribuye a aumentar los insight para la toma de decisiones con respecto al servicio.

• Acciones para prevenir

Una tercerización efectiva de la mesa de servicio evita las interrupciones en el trabajo pues constantemente está monitoreando que la infraestructura siempre esté funcional, rápida y acorde con las necesidades de los clientes. La protección a través de antivirus, el seguimiento de los ordenadores o los parches de seguridad hacen parte de las acciones conjuntas que consiguen anticiparse a los problemas y evitar retrasos en la jornada laboral. 

¿Quieres obtener el mejor almacenamiento en la nube hibrida, optimizar los componentes de la Infraestructura TI de tu organización o automatizar tus servicios? ¡Perfecto! Tercerizar estos procesos harán que tu negocio se centre en lo verdaderamente importante para configurar tus acciones comerciales y pasar al siguiente nivel. Por eso, ASIC te brinda un portafolio completo en el que la transformación digital es aplicable en cada uno de los departamentos de tu empresa. 

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